5 formas de perder el tiempo en una reunión              

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El tiempo es algo ajeno por completo al ser humano y su existencia pero a la vez es el dorado enladrillado de Oz sobre el que se desarrolla nuestra corta existencia.

Pensamos que somos sus dueños con frases como «no debo perder tiempo en esto» u «ojalá tuviera más tiempo», porque en realidad no podemos hacer nada para alterar su magnánima y constante velocidad 60 segundos por minuto.

Cuando le pedimos a alguien «más tiempo» no estamos solicitando una ralentización del que tenemos sino una disposición a un mayor intervalo del mismo y ese es uno de los aspectos actuales del tiempo que generar ansiedad y desasosiego profesional.

Somos grandes desconocedores del tiempo porque nos cuesta mucho entender que fluimos sobre él porque en realidad pensamos que es él quien pasa por nuestras vidas. El manido refrán «el tiempo es oro» entronado en la era moderna, hace referencia al valor que tiene el tiempo para nosotros convirtiéndolo, junto a su relatividad en percepción, en uno de los aspectos más tratados en nuestro día a día como personas y profesionales.

Por regla general solemos estar todos de acuerdo en su importancia pero lo relativo de su percepción e interpretación hace que cada uno tengamos nuestra propia idea de qué significa «tener tiempo».

Aterrizados como siempre en el mundo de la empresa apreciamos un valor superior del tiempo ya que se relaciona por activa y por pasiva con la productividad y el rendimiento económico. Nuestro sueldo es a cambio de tiempo de nuestra vida dedicado a generar rendimiento para otra persona o empresa, de ahí el abrillantado áureo que sufre en las organizaciones.

Y no es para menos ya que la cantidad de tiempo desaprovechado en las mismas es digno de estudio y mención. Aristóteles ya postuló «el instante es la continuidad del tiempo, pues une el tiempo pasado con el tiempo futuro», una frase cargada de realidad e inteligencia sobre la necesidad de aprovechar el momento actual.

Es curioso que a nadie le guste «perder el tiempo» cuando hay días que uno no ve hacer otra cosa. Y el premio se lo llevan las reuniones.

Somos un país con una enfermedad congénita llamada «reunionitis». Parece que a muchos profesionales las reuniones les apasionan, que son su justificante profesional y su forma de transmitir a propios y extraños que «están ocupados». Y si las reuniones son inacabables, mejor.

Por ello he querido apuntar de una larga lista, mis 5 formas más vividas de perder tiempo en una reunión que no por ser las que son, son todas las que deberían ser:

  1. ROMPEMOS EL GLACIAR. ¿Quién no ha sido aleccionado sobre romper el hielo? Pues aquí no se va con tonterías, aquí se entra rompiendo directamente el glaciar. Es como si ese breve instante de tensión inicial en el que entablamos una leve relación humano-profesional tuviera que desembocar en una amistad fraternal de toda la vida. No entender de cuánto tiempo disponemos para empatizar y qué temas manejar con delicadeza para ello conduce a un sobrepeso que condiciona el encuentro. Los excesos no son buenos, al igual que los defectos de ahí la importancia de saber cuánto pesa nuestra entrada.
  1. SIN HORA DE CIERRE. Reuniones inacabables, una tónica muy estabilizada que incluso ha generado una rumorología sobre la naturaleza de las reuniones de corta duración. Muchos piensan que si la reunión no es densa para poder dedicar todo el tiempo del mundo al tema de cada uno, se infringe la naturaleza de las reuniones. Nada más lejos de la realidad, entrar a una reunión sin hora límite es sucumbir a la Ley de Parkinson donde las tareas, en este caso la reunión misma, se expanden hasta llenar el tiempo disponible para terminarlas, es decir, cuanto más tiempo hay, más se dilatan los temas.
  1. SIN UN ORDEN DEL DÍA. Algo tan simple como un orden del día brilla muchas veces por su ausencia. Pero no una lista de la compra sino una estructura de intervenciones relacionada con el propósito de la reunión, donde cada interlocutor conoce qué temática desarrollar, en qué orden y cuánto tiempo debe dedicar a la misma. Y es un modelo derivado a éxito, si tenemos 6 puntos en el orden del día cuantificados en tiempo tendremos el cierre de la reunión. Simple y efectivo.
  1. INTERLOCUTORES INADECUADOS. Ese gran error de las reuniones, cuanta más gente mejor así seguro que se tocan todos los temas. Las casas no se construyen por el tejado, escapa a la lógica convocar un número de personas para tratar temas. Lo apropiado es inventariar la temática de la reunión al estilo del punto anterior y derivar profesionales según competencias. Exceso de personas, cháchara asegurada. Y cuidado con equivocar las competencias, ¿a cuántas reuniones habéis asistido donde hay dos o tres personas que dan la sensación de no entender nada?
  1. NO ES NECESARIA. ¿No habéis asistido a reuniones que son idénticas a la anterior y esa, a su precedente? ¿Y qué me decís de esas reuniones que sales de ellas más confundido que antes de entrar? Por no hablar de las que te dejan la misma sensación que cuando has bebido de más, es en ese momento cuanto entiendes que no debías haber ido al último bar. ¿Cuánto «tiempo malgastado» acumulan nuestras empresas en reuniones no necesarias? ¿Son los organizadores de las mismas los responsables adecuados para convocarlas o dirigirlas?

En concepto una reunión es un conjunto de personas y a partir de ahí, se tipifica la modalidad. Uno de los aspectos clave de las reuniones de empresa es que las personas se reúnen con objeto de llevar algo a término, es decir, que la reunión debe tener un sentido y una razón objetivada de ser.

Es difícil no ver que los puntos anteriores desvirtúan el sentido de una reunión pero las repercusiones van mucho más allá de un simple desencaje de concepto.

El tiempo de cada profesional corre a cargo de la empresa y las reuniones tienen un hito en el horizonte temporal que es llegar a un objetivo puntual en este momento del tiempo. En ocasiones, no es pertinente culpar a la crisis por determinados resultados consecuencia de acciones incorrectas.

William Shakespeare dijo «malgasté mi tiempo, ahora el tiempo me malgasta a mí». No dejemos que las reuniones desbocadas e incoherentes nos malgasten como profesionales por haber «perdido el tiempo» en ellas.

 

Guillermo Llofriu

Inquieto cultivador de las emociones como medio de vida en el plano personal y profesional. Amante y usuario de la creatividad como sustrato de crecimiento. Defensor del pensar por ser la mejor forma de entender lo que queremos decir. Apasionado del pádel, del dibujo y de la escritura. Propenso a las personas, diseñador de conversaciones inteligentes y enamorado e incondicional admirador de su hijo.