La importancia de un ratio

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¿Cuántas veces se ha utilizado la palabra ratio en una reunión y alguien se ha quedado en el camino en cuanto a significado o relevancia de la misma?

El ratio es la relación o proporción que se establece entre dos cantidades o medidas. La palabra esté aceptada en castellano porque la incorporamos del latín y significa «cálculo» y aunque no lo parezca, estamos rodeados y siempre que aparece una proporción es llamativa ya que suele relacionar sujetos de diferente naturaleza pero relacionados entre sí: coste/hora; profesores/centros o nacimientos/ciudad y así, sin límite.

Reconocer el desconocimiento sobre algo puntual es signo de inteligencia aunque años de fermentación en el entorno socio-empresarial de nuestro país han creado, sin sentido, comprensión ni utilidad, un rechazo infame sobre el hecho de no saber algo. Nos asustaríamos si fuéramos capaces de ver un ratio de improductividad por omisión de solicitud de explicación en el momento preciso.

Esa es una de las razones por las que todo se alarga de forma desmesurada en la empresa. Las reuniones se hacen eternas en tiempo y recurrencia y el trabajo por apreciación lleva años superando al trabajo por competencia, conduciendo el primero a destinos erróneos por uso de la especulación al no querer quedar como desconocedores de algo que se intuye conocido.

Y aquí tenemos otro ratio, el de productividad de las reuniones. ¿Cuántas reuniones se necesitan para activar un proyecto de forma cierta, desde que nace la idea hasta que es puesto en práctica?

Es fácil decir que no tenemos ni idea porque «depende de muchas cosas» pero en una empresa casi nada debe ser atribuido al azar pudiendo tener una estadística en hemeroteca, que siempre es de ayuda. Pero claro, ¿es importante saber si necesitamos 2,4 o 6,7 reuniones por proyecto?

Sin duda lo es y para entender la importancia pongámonos en comparativa al otro lado del cristal. ¿Es importante saber si debemos asignar 10.000€ o 100.000€ de venta al mes por comercial? Absolutamente, los objetivos son primordiales.

Sobre ese carácter de primordial habría mucho que discutir, lo que es evidente es que la productividad jamás se antoja igual si el rendimiento es económico o no. Pero en una empresa, ¿qué no es económico?

Siempre recordaré, tratando el mundo de la facturación telemática, el comentario del propietario de una agencia de viajes al que le pregunté « ¿y a ti qué te cuesta enviar las facturas en papel a tus clientes?» y me contestó con una sonrisa de auto confianza: «nada, yo mismo las entrego en mano con mi moto».

¿En serio esta persona no interpretó nunca que el papel, la impresión, la gasolina, el desgaste mecánico y su tiempo tenía un coste económico? Ya os digo yo que no, que jamás lo contempló. Y su convencimiento era tal que esa conversación acabó allí. Para siempre.

Eso demuestra que en ocasiones, ni siquiera somos conscientes que se nos escapa el dinero por no prestar atención a los ratios. Si este buen señor hubiera hecho un simple ejercicio de anotar durante un mes el combustible gastado en el reparto y lo hubiera dividido entre el número de facturas, tendría en sus manos un coste muy real. Y no hablamos ya del cálculo global.

Pero no, seguimos sin aprender porque muchas empresas comerciales definen sus objetivos anuales no por ratios y análisis de mercado sino por facturar más que el año anterior. Sí, admitamos que compararán su incremento previsto con el del año anterior y siguientes pero, ¿tienen el mismo número de comerciales? ¿siguen distribuyendo el mismo número de productos? ¿el sector ha crecido o decrecido? ¿no tienen ni idea de nada de ello?

Si la empresa se abonase al análisis de datos para convertirlos en clientes estarían trabajando con ratios a diario. Hay sectores que son fieles a su análisis pero en proporción, hay muchos más que no atienden nada más que el ansia de vender y vender como sea. Y así se antoja complicado salir de una crisis altamente selectiva, una cuchilla que secciona las arterias de las empresas que no cuidan su dieta.

Y uno de los casos más flagrantes de no uso del ratio que afecta seriamente a las empresas es la diferenciación entre eficiencia y eficacia.

La eficiencia es un ratio que nos relaciona los recursos utilizados en la consecución de un objetivo, es decir, somos eficientes si necesitando 10 días para entregar un diseño de identidad corporativa, hemos utilizado sólo 8,5 y hemos conseguido el mismo objetivo.

Sin embargo la eficacia nos habla de un valor con tintes absolutos: somos eficaces o no lo somos. La eficacia es el nivel de consecución de objetivos. Si el mismo objetivo de antes estaba fechado en el 10 de marzo y lo hemos entregado el 11 de marzo, no hemos sido efectivos aunque hayamos sido eficaces y el resultado puede no ser de nuestro agrado.

A partir de aquí, encontraréis el campo empresarial sembrado de ejemplos que atentan contra la simplicidad conceptual y aplicativa de un ratio. El por qué no se es amigo de él sigue siendo un misterio porque al extremo, todos sabemos dividir y la sencillez del concepto no admite evasión o descarte por complejidad.

Al final, todo es cuestión de proporciones. No por hacer más horas produciremos más. No por vender más ganaremos más dinero. No por recortar recursos saldremos antes de la crisis.

Los ratios son una herramienta que nos proporciona un marco de análisis y toma de decisiones sobre la mejor manera de hacer las cosas. Entender que todo debe ser proporcional nos anticipa la forma en que debemos decidir.

Parece poco creíble aunque es muy real, que un empresario de calzado al que le han abierto una tienda de calzado al otro lado de la calle, espere vender este año más zapatos que el año anterior sin analizar muy en serio su nueva posición.

¿Pondría dicho empresario dos pares de cordones en sus zapatos? No, verdad. Primero por una cuestión de pura lógica y segundo, por una cuestión de producción y costes. Y con ello nos demuestra que sí entiende de ratios.

Es momento de acometer los ratios que hemos dejado abandonados hasta la fecha y que nos pueden ofrecer un escenario diferente de negocio porque al final, si buscamos la excelencia y la consolidación de nuestra empresa y negocio, nos moveremos por la importancia de un ratio.

Guillermo Llofriu

Inquieto cultivador de las emociones como medio de vida en el plano personal y profesional. Amante y usuario de la creatividad como sustrato de crecimiento. Defensor del pensar por ser la mejor forma de entender lo que queremos decir. Apasionado del pádel, del dibujo y de la escritura. Propenso a las personas, diseñador de conversaciones inteligentes y enamorado e incondicional admirador de su hijo.