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10 claves para la elección de recinto

He vuelto a los temas de eventos. En artículos anteriores he hablado acerca de la importancia del lugar dentro de la estrategia de marketing de eventos, pero ¿qué se necesita para elegir un recinto para un evento? Esta pregunta me resulta interesante, ya que cuando llegué al ramo me pregunté exactamente lo mismo, y caí en la cuenta de que solo la experiencia me contestaría esa pregunta.

Con el pasar del tiempo, me he percatado que hay dos rubros esenciales para la elección de un lugar: la audiencia y el perfil en mente. Aunque a simple lectura parecen ser dos cosas iguales, la audiencia en este sentido, se refiere al tipo persona que asiste con respecto al recinto, si es local, foránea o extranjera. Ahora, el perfil se concibe como el papel y posición que tiene el asistente para con el evento, es decir, su puesto empresarial y la forma de relación para la generación de negocios y networking.

Así, te dejo las 10 claves que debes de tomar en cuenta al momento de elegir un recinto, y que tu evento sea un éxito:

  1. La proximidad a los asistentes potenciales y facilidad de viajar

La primera premisa en todo momento será: UBICACIÓN, UBICACIÓN, UBICACIÓN… Entre más céntrico sea el lugar con respecto al asistente, mucho mejor.

  1. Estacionamiento

Este punto es de suma importancia, ya que si el recinto no tiene la capacidad de albergar a todos los invitados y asistentes al evento, debes de tener un plan de acción en el cual comuniques las diferentes opciones de estacionamiento cercanas al recinto.

  1. Ambiente y originalidad del sitio

La imagen es un tema muy importante. Todo recinto, antes de tomar la decisión de contratar, debe de ser visitado por los organizadores del evento. Es decir, hacer el tan famoso scouting, para empatar el perfil del asistente, con la imagen que quiere dar el organizador de su organización.

  1. Practicidad en la organización de un evento en particular

Debes de tomar en cuenta la capacidad del personal del recinto para llevar a cabo desde una reunión de negocios, hasta una expo B2C.

  1. Atracciones/infraestructura para actividades auxiliares

De la mano del punto anterior, el recinto debe de contar con una infraestructura en la cual puedas llevar a cabo varios eventos simultáneos. Por ejemplo, si como empresa organizas un congreso con expo y salas de workshop, todos deben de llevarse acabo de manera simultánea y dentro de un ambiente en el cual el asistente se sienta cómodo.

  1. Existencia de audiencias relacionadas, organizaciones

Este punto mantiene la relación sobre el motivo de la organización del evento y las posibilidades de generación de diversos negocios, ya que en este sentido, el evento se lleva a cabo donde se encuentra la demanda, es decir, el mercado.

  1. Grado en que la ubicación se ajusta el carácter del evento

Todo evento tiene un lugar especial para llevarse a cabo, ya que no es lo mismo un evento para ejecutivos en Expo Reforma que en Expo Bancomer.

  1. Seguridad

Siempre, es muy importante que el recinto te instruya en medidas de seguridad civil, para que tengas lo noción de qué hacer en un primer momento, antes de la llegada de los responsables del recinto.

  1. Transporte (aeropuerto y de la ciudad)

Llevado de la mano del estacionamiento, el transporte es un punto de esencial para la puesta en marcha del evento. En este punto, dependido del tipo de asistente, debes de observar que el lugar tenga una buena conexión aérea, medios de transporte alterno como sitios de taxi o transporte publico; ello formara parte del plan de comunicación.

 10. Entretenimiento y esparcimiento

Este punto está muy centrado en aquellos que llevan a cabo viajes de incentivo, o que sus eventos tienen algún invitado extranjero. En el primer caso, la selección del recinto debe de estar acompañada de un programa de atracciones y visitas que debe de proporcionar el mismo. En el segundo caso, el organizador debe de planear una itinerario para el invitado en el cual contemple las estancias cercanas al recinto y las actividades que se pueden llevar a cabo dentro de esa periferia.

Imagen cortesía de iStock

Francisco Morales

Coordinador de eventos y MKT en amipci.org.mx. Auxiliar Docente en FCPYS-UNAM. Comunicólogo encantado con el mundo M.I.C.E. Event Marketing y Publicidad mis dos grandes pasiones. Haz con pasión todo aquello que te gusta.

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