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Cómo evitar que los deadlines se conviertan literalmente en líneas de la muerte

Las fechas límite de entrega no reciben su nombre en inglés (deadlines) en vano: son muchas las veces en las que éstas se convierten en auténticas líneas de la muerte que nos marcan el día en que nuestra cabeza estallará ante la asfixiante presión de notar la inminente y desquiciada presencia de uno de nuestros más temidos clientes o jefes.

Aunque todos sepamos lo importante que es la puntualidad en las entregas para causar una buena impresión profesional, no importa con cuánta antelación sepamos cuál es esa fecha, al final siempre acaban pasando los días de una manera extravagante y, sin que nos demos cuenta, nos plantamos en la semana de esa temida fecha y aún nos queda TANTO por hacer… Con un poco de suerte, el deadline caerá hacia finales de la semana y aún tendremos unos días de maniobrabilidad.

No obstante, como siempre que algo nos angustia y atormenta, podemos encontrar maneras de liberar a estas fechas del odio al que las tenemos sometidas. Para ello, conviene que recopilemos algunas maneras de organizar nuestro tiempo y organizarnos para poder llegar a la fecha límite de la manera más desahogada y exitosa posible.

Antes de tener que enfrentarnos a un proyecto, debemos establecer una fecha de entrega con nuestro cliente o jefe. Lo más importante para poder llegar con el trabajo bien hecho a esta fecha, es ser honestos o realistas con nuestros clientes y con nosotros mismos en el momento de marcarla. Es decir, debemos establecer plazos realistas y solo aceptar aquellos encargos o proyectos que sepamos con certeza que podremos afrontar a tiempo y eficazmente.

Por otro lado, en este mismo momento, conviene ser escrupulosos con cada detalle. Si es posible, conviene decidir junto al cliente no únicamente un día, sino también la hora y el lugar en el que se efectuará la reunión. Uno de los principales errores que nos impiden cumplir con las fechas límite es no tomarlas en serio, por lo que esto nos permitirá vislumbrar el momento con mayor claridad y le aportará seriedad a la fecha marcada.

Una vez aceptado el proyecto y establecido el deadline, lo primero que debemos hacer para poder cumplir con éste, es organizar objetivamente nuestros plazos de entrega. Habitualmente no tendremos un único proyecto entre manos, por lo que debemos establecer prioridades considerando aquellos plazos de entrega que llegarán antes, pero también aquellos que a pesar de ser más lejanos, son más laboriosos o complejos.

Para ello deberemos establecer un riguroso orden en una agenda, libreta, calendario o incluso en nuestro ordenador. Cada uno tiene sus métodos, pero yo soy de las que piensa que un soporte en papel, tanto para organizar nuestro tiempo como para anotar ideas, es de vital importancia en la vida de todo publicitario. Tener alguna de estas herramientas de organización es muy importante, pero aún lo es más darles uso y mantenerlas actualizadas.

Por otro lado, y siempre que nos sea posible, a la hora de establecer prioridades entre nuestros diferentes proyectos, conviene empezar siempre por aquellos que nos resulten menos atractivos o que más nos intimiden. Cuando estemos más cansados agradeceremos poder dedicar el tiempo restante a una tarea más agradable con la que nos sintamos más cómodos.

Para organizar tu día a día, no percibas cada proyecto como un todo: desglósalos en tareas que tengan un plazo de realización limitado y concreto, máximo de dos horas. Una vez hayas dividido cada proyecto en tareas individuales, distribúyelas en el tiempo asegurándote de contar con un tiempo de margen para imprevistos que te permita cumplir con el deadline marcado.

Siempre resulta complicado establecer fechas concretas cuando nos enfrentamos a un proyecto que durará meses. De hecho, puede resultar contraproducente, ya que pueden surgir imprevistos que impidan cumplir las fechas marcadas y que echen por tierra toda la programación y antelación. No obstante, sí podemos distribuir las tareas por semanas o por quincenas. Esto nos permitirá organizar el tiempo con mayor exactitud y objetividad y, por tanto, cumplir con nuestras metas diarias y finalmente con los plazos de entrega establecidos.

No dediques demasiado tiempo seguido a un mismo proyecto. Cuando cuentes con diferentes proyectos en los que trabajar al mismo tiempo para poder cumplir sus respectivas fechas de entrega, no conviene agobiarse trabajando en uno solo para acabarlo cuanto antes y pasar al siguiente. Esto provoca que perdamos rápidamente el interés convirtiendo el trabajo en algo tedioso y monótono, desmotivándonos y siendo menos productivos, lo que nos lleva a tardar más en el cumplimiento de nuestras metas.

Si te agobias o te bloqueas, no te empeñes en seguir frustrado perdiendo el tiempo. Tómate cinco minutos de descanso para despejar tu mente y después pasa a otra tarea o proyecto con el que te sientas más cómodo en esos momentos. Seguirás siendo productivo sin perder la motivación y las energías en un proyecto en el que has perdido temporalmente la inspiración.

Si todo esto no funciona y finalmente ves que no vas a poder cumplir con tu plazo de entrega, vuelve al primer consejo de este artículo: sé sincero y realista con tu cliente y contigo mismo. Analiza cuál ha sido el problema y si se podría haber evitado y calcula el tiempo que tardarás en solventarlo. Cuando tengas clara esta información, comunícate con tu cliente y trata de tranquilizarlo y de proporcionarle una nueva fecha de entrega realista y lo más cercana posible.

Reaccionar con rapidez y seguridad ante estas situaciones y, a ser posible, con algo de antelación, nos proporcionará cierta credibilidad ante nuestros clientes. Aunque lo cierto es que la mejor manera de asegurarnos una buena reputación y mantener nuestra imagen como profesionales, es ser puntuales y cumplir rigurosamente con los plazos establecidos.

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