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Lista de compra para toda agencia de publicidad

Las agencias de publicidad se convierten en un segundo hogar en el que los publicitarios invierten gran parte de sus días. Tener un equipo a tu cargo, ya sea grande o pequeño, implica unas responsabilidades y unas necesidades que no se pueden pasar por alto. Hoy vamos a hablar de todos aquellos ingredientes que se deberían tener en cualquier agencia de publicidad.

En primer lugar, vamos a hablar de los recursos materiales y de los espacios imprescindibles para conseguir que una agencia sea un lugar agradable y donde un publicitario se sienta inspirado y motivado para trabajar:

  • Aunque todos los empleados de la agencia convivan en una misma gran sala, cada uno de los equipos debe contar con su pequeño rincón en el que poder hablar cómodamente con sus compañeros sin molestar al resto. Por ejemplo, no es necesario que cada uno de los equipos cuente con su propia sala, pero sí que sus escritorios estén agrupados por equipos y bien situados para facilitar la comunicación entre los miembros de cada grupo.
  • Material básico de escritorio:
    • Ordenadores para cada empleado, además de tener instalados los programas que se requieran en cada equipo.
    • Teléfono interno con el que los diferentes equipos puedan comunicarse fácilmente, así como llamar a cualquier persona fuera de la agencia.
    • Libretas, bolígrafos de diferentes colores, folios, calendarios, agendas… Cualquier tipo de material de papelería que los diferentes equipos puedan necesitar.
    • Una lámpara que alumbre perfectamente todo el escritorio.
  • Impresora y escáner: aunque las piezas finales se impriman mediante un proveedor externo, es necesario que el equipo cuente con estos materiales para las necesidades que puedan surgir en sus labores diarias.
  • Un salón – cocina en el que poder parar a comer y descansar unos minutos: cuando se cuenta con poco tiempo para la comida es habitual que muchos empleados coman en la agencia o, si no tienen un lugar para ello, en algún bar de los alrededores. Para facilitar la vida a los componentes de la agencia, es conveniente que haya una nevera en la que guardar los alimentos, un microondas en el que calentarlos y unas mesas a las que sentarse a comer tranquilamente. En este espacio es importante que haya una fuente de agua en la que cualquier empleado pueda rellenar su botella y, si es posible, una máquina de café y té.
  • Una sala de reuniones. Es muy importante contar con un espacio en el que reunirse con los clientes en el caso de que sea necesario. Además, si cada equipo no cuenta con su propia sala, es conveniente que se cuente con dos salas de reuniones, una para los clientes y otra para los diferentes equipos. Han de poder reunirse tranquilamente, poner un poco de música para crear un ambiente más relajado en los procesos creativos, que el equipo estratégico pueda conversar tranquilamente sobre cómo redactar el briefing creativo del nuevo cliente o qué estrategia tomar, etc.
  • Relacionado al entorno digital: una óptima conexión a internet y suscripción a diferentes servicios que puedan necesitar los equipos de la agencia: bancos de imágenes para el equipo de arte, WeTransfer para el envío de documentos pesados, etc. Además, conviene tener un correo electrónico corporativo que funcione adecuadamente.
  • Una buena estantería con libros y revistas del sector: puede ser un buen modo de inspirar a los empleados y de proporcionarles recursos profesionales a los que recurrir cuando lo necesiten. La Navidad puede ser un buen momento para enriquecerla con una sugerencia de cada uno de los equipos.

Para poder poner todos estos materiales a funcionar, lo más importante de la agencia serán las personas que en ella convivan. Se deberá cubrir unos perfiles determinados, que idóneamente se dividirán por equipos. No obstante, al principio es posible que una misma persona deba cubrir varios perfiles, aunque lo mejor será inclinarse siempre hacia la especialización. Las personas ideales con las que deberemos contar serán las siguientes:

  • Equipo de cuentas: será necesario contar con al menos una persona que tenga habilidades sociales y don de gentes. Ha de ser capaz de gestionar un listado de anunciantes para empezar a crear una cartera de clientes que aporte trabajo al resto de equipos.
  • Equipo de planificación estratégica: al principio esta función la puede cubrir la persona anterior, no obstante, siempre será mejor dividir estas dos tareas. La persona responsable de este departamento deberá ser capaz de sintetizar los requerimientos del cliente y de crear un briefing si éste no lo ha ofrecido. Por otro lado, ese documento inicial se deberá adaptar según las necesidades informativas de cada equipo y modificándolo con los avances que se generen en cada departamento.
  • Equipo creativo: este se descompone, idealmente, en los copys y los artes. Ambos sub-equipos han de ser personas resolutivas, proactivas, con una extrema curiosidad y una gran capacidad de conceptualizar y generar ideas.
  • Equipo de Relaciones Públicas: si no hay un equipo que se pueda encargar de esta función, siempre se puede subcontratar a una agencia de Relaciones Públicas cuando un cliente necesite estos servicios: organización de eventos, comunicación en momentos de crisis de algún cliente, comunicados de prensa…
  • Equipo de medios: las habilidades que ha de poseer la persona encargada de este departamento son muy similares a las del equipo de cuentas, solo que ellos han de relacionarse con los medios de comunicación para hacer que las piezas y campañas creadas en la agencia sean visibles en diferentes soportes. Esto incluye televisión, radio, publicidad impresa y medios digitales.
  • Proveedores externos y servicios subcontratados: una sola agencia, si no es una gran empresa consolidada, tiene muy difícil el encargarse de todas las necesidades del cliente de principio a fin. Por ello, hay muchos servicios que se han de subcontratar: actualmente existe una gran especialización del sector, por lo que podemos subcontratar los servicios de una agencia creativa, de medios, de relaciones públicas…Además, si no contamos con un equipo de producción, es posible que necesitemos colaborar con una productora, así como con una imprenta especializada. Habrá que pensar en todo ello concienzudamente y elaborar un listado de colaboradores externos y de posibles aliados.

Imagen cortesía de Shutterstock

Arantxa Morcillo

Estudiante de Publicidad y Relaciones Públicas en la UCH CEU. Soñadora empedernida, diseñadora gráfica e ilustradora autodidacta. Apasionada por mi profesión y enamorada del arte en todas sus expresiones. Tengo la firme convicción de que de los errores se aprende, por ello no le temo al fracaso ni a ningún reto que se me presente. LinkedIn: Arantxa Morcillo Forés. Twitter: @AraantxaMF Página web: http://arantxamorcillofores.wix.com/arantxamorcillo Facebook: Arantxa Morcillo Graphic Designer.

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