Open MKT

Organización del tiempo: Conoce el método “Kanban”, sencillo y efectivo

Imagina que este artículo es un anuncio publicitario de tele ventas. Ahora, pon voz de locutor o locutora, que, con mucha energía, dice: “¿Cansado de días interminables? ¿Tienes infinidad de pendientes? ¿Se complica el seguimiento de tareas en el tablero de control? ¡No te preocupes más! Llegó el método Kanban. Tan sencillo que no vas a poder creerlo. ¡Llame ya al número que aparece en pantalla!”.

Lo cierto es que la organización y planificación del tiempo se está tornando cada vez más compleja debido a que en el mundo se superponen labores, y este vértigo implica que te conviertas en alguien multi tarea, si no lo eras.

Como coach experto en CEO y Alta Gerencia practico y he probado muchos métodos de manejo del tiempo. En lo personal, me he entrenado con el gurú en este campo, David Allen, de Estados Unidos; y sigo aplicando muchas de sus herramientas para ahorrar tiempo, mantener al día la bandeja de entrada de correos y disponer de mayor tiempo personal, independientemente de que le dedico muchas horas a mi trabajo.

El método Kanban, de origen japonés, es tan sencillo que parece venir como anillo al dedo para estos tiempos. Este sistema de organización del tiempo nació en Toyota, donde buscaron simplificar al máximo todos los procesos individuales, de equipos y de la compañía en su totalidad.

  • Cómo funciona

Kanban parte del concepto que no se puede solucionar ningún problema, si no trae añadido un valor agregado tangible y concreto para las personas. Por muy técnico que sea el inconveniente o el proceso a seguir, necesita cambiar en algo el impacto concreto en el capital humano.

Por ejemplo, además de resolver el aspecto operativo dentro de tus actividades, es fundamental que eso se vea reflejado en una distensión de la tensión y estrés del que venía precedido. Así, lo harás importante, y sabrás cabalmente que funciona.

Este sistema se utiliza frecuentemente en la fabricación industrial japonesa, y también se adaptó al desarrollo de software.

En esencia, permite que muy rápidamente tomes consciencia del trabajo que tienes por delante, qué partes lo componen, cuáles son las brechas de dificultad y las urgencias.

Como no es un decreto del estilo “debes hacerlo de esta forma”, Kanban puede adaptarse a tu personalidad y estilo. Y, como en todo, sólo funciona si lo pones en acción.

  • Paso a paso

Materiales necesarios: blocks de postits (papeles con autoadhesivo) de diferentes colores, y una pizarra, panel, vidrio o pared.

Paso 1:  Visualiza el trabajo que debe realizarse, incluso aquellas cosas que ya están en curso. Examina las tareas a fondo, y establece el grado de dificultad de cada una. Puedes categorizarlas en 1, 2 y 3 -por ejemplo-, donde 1 sería sencillo o rutinario de realizar; 2, con dificultad media, y 3 para las complejas.

Paso 2:  Determina el volumen de tareas que necesitan ser planificadas. Si tienes labores constantes y rutinarias, esto podrás volcarlo en un control de flujo diferente, por ejemplo, en cualquier sistema de organización en tu computador, y no requerirá de mayor análisis, puesto que es algo que haces cotidianamente.

Paso 3: Elige qué tareas priorizar, teniendo en cuenta cuáles son urgentes o importantes. Esto es fundamental. Si hay tareas que requieren de diversos pasos al mismo tiempo, podrás escogerlas sabiendo que deberás destinar un espacio en tu cerebro a cada uno.  Importante: solo tomarás el curso de acción de la más prioritaria; de esta forma, las otras dos quedarán en otro orden para ejecutarlas.

Paso 4:  divide la pizarra en 3 bloques verticales:  Pendiente, En Curso y Hecho. En la primera columna, escribes en varios postit con un título y un breve detalle de las 3 acciones inmediatas para poner en marcha cada cosa. 4

Paso 5 y siguientes: una vez que hayas encaminado dichas 3 acciones inmediatas del tema que es tu prioridad, cambias el postit de lugar y lo pasas a la segunda columna (“En curso”), hasta que se complete el trabajo, cuando el autoadhesivo pasará a la tercera, “Hecho”. Y recién allí, darás inicio a la segunda prioridad que tenías marcada.

Si tienes colaboradores en el equipo, pueden utilizar un sistema similar, y, a modo de tablero de control, poner en tu pizarra un postit con el estatus de cada tarea que le has encomendado.

De esta forma, a simple vista, tendrás un panorama detallado de aquellas cosas relevantes y cómo van marchando.

Cuando haya superposiciones de tareas, también se pueden indicar con dos postit superpuestos. Lo importante es que sólo coloques una palabra o un texto muy breve y en letras grandes, para visualizar todo muy fácilmente.

La sugerencia es que permitas que los postit del final estén un par de días allí; no los elimines de inmediato una vez cumplimentado el proceso. Esto ayudará a tu inconsciente a saber que estás haciendo un buen trabajo llegando a los resultados que se buscan.

Como se observa, el sistema tiene similitud en su aplicación al trabajo con listas divididas por temas y abiertas por próximos pasos. Kanban no reemplaza todo lo que vienes haciendo; es un soporte adicional muy visual para ayudarte en el flujo diario de la gestión del tiempo.

Etiquetas

Artículos relacionados

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Otras Recomendaciones

Close
Close
Close