Organizacional

Consejos y buenas prácticas para hacer home office en tiempos del Coronavirus

La situación en México y otros países por los casos de COVID-19 ha crecido a un nivel exponencial, por lo que muchas empresas e incluso escuelas están promoviendo cambiar los esfuerzos para trabajar con un horario flexible o en la mayoría de los casos desde casa, junto con la suspensión de clases de manera que se permita cuidar a la población en general.

El teletrabajo o home office es una realidad en algunos países. Con la propagación del coronavirus muchas empresas se están viendo obligadas a implementar esta medida para ser responsables con la sociedad y evitar el contagio entre los propios colaboradores.

Este escenario social supone nuevos retos tanto para las empresas como para los empleados que aún no han experimentado el trabajo a distancia, por este motivo CompuTrabajo da algunos consejos para realizar de forma óptima el home office.

Situación en Latinoamérica

Un reciente informe sobre esta cuestión señala que América Latina presenta un escenario favorable, aunque en distintos niveles para su implementación. En México y Chile entre el 2% y el 4% de los trabajadores lo realizan por lo menos una vez a la semana, este fenómeno va en aumento debido a los nuevos patrones productivos, la introducción de nuevas tecnologías y la globalización. La implementación de este tipo de prácticas supone ciertos beneficios para la empresa como la disminución del impacto ambiental y la reducción de costos. Evitar los desplazamientos también supone una ganancia de tiempo para el colaborador y permite flexibilizar los horarios para compaginarlos con la vida familiar.

En 2019, se realizó una prueba de home office en México con 4,000 servidores públicos de la Oficialía Mayor y la Secretaría del Trabajo y Fomento al Empleo. Los resultados fueron muy positivos, el 51% de los participantes mejoraron su productividad, el 75% ahorró en transporte y el 80% mejoró su estado de ánimo.

Transición de trabajo a home office

Aunque la situación excepcional haga que sea necesario tomar estas medidas sin tener mucho tiempo para la transición, es necesario realizar de forma coherente y con organización todo lo necesario para poder implementarlo con éxito, sin causar desconcierto a colaboradores y líderes de equipo.

  1. Decidir qué herramientas se van a usar para mantener el contacto y la comunicación. Es necesario que la empresa decida de forma unánime qué herramientas y plataformas serán las preferentes para mantener el contacto. Aunque la mayoría de las personas que trabajan en una empresa ya utilizan el correo electrónico y otras plataformas de comunicación instantánea como Slack o Skype, pueden implementarse nuevas herramientas para mantener las reuniones o la toma de decisiones. Para que esto sea posible y esté perfectamente implementado, el departamento de Sistemas deberá preparar los equipos para que todo funcione como un reloj. Es importante minimizar la cantidad de estas herramientas, establecer las líneas oficiales y evitar el resto de las distracciones para poder concentrarse.
  1. Establecer roles para liderar los equipos en remoto. Cambiar la forma de trabajo puede provocar cambios, es necesario que los líderes y managers de los equipos cuenten con las consignas necesarias para transmitirlo a su equipo y seguir trabajando por objetivos. Es aconsejable contar con un grupo de expertos que hayan trabajado de forma remota con anterioridad. Estas personas pueden responder las dudas que surjan.

También es importante documentar los desafíos en tiempo real y asignar equipos para ir solventando estos problemas que surgen durante el camino.

Las reuniones a distancia deberán ser documentadas, con un envió de convocatoria a todos los involucrados. Aunque cuando se trabaja de forma presencial hay reuniones que no tienen una convocatoria previa, en los casos de home office es mejor ir documentando todo lo que se hace para intentar mantenerse al día.

Para las empresas que ya tengan una política de documentación será más fácil implementar el home office. En aquellas que no la tienen aún, es el momento de construirla.

  1. Documento de buenas prácticas. Para que todos los colaboradores sepan qué y cómo deben hacerlo es necesario que la empresa, con ayuda del departamento de Recursos Humanos, elabore un documento de buenas prácticas para acudir a él y crear óptimas formas de trabajo.

El documento debe estar en línea para que pueda ser consultado por todos. Habilitar un canal para preguntas y si son muy frecuentes añadir la respuesta al documento. Es de vital importancia que los colaboradores sepan gestionar este cambio y evitar que la transición les suponga altos niveles de estrés o desconfianza.

Consejos para hacer home office de forma correcta

CompuTrabajo brinda varios consejos que permiten trabajar desde casa y aumentar la productividad:

  1. Establece un horario y una rutina.Puede suceder que las tareas no se terminen o bien que se trabaje mucho más, por eso es útil predeterminar un horario y crear un hábito para ir tomando consciencia de cuando estamos trabajando y cuando no.
  1. Evita las distracciones.Cierra todas las redes sociales e intenta enfocarte solo en lo que tienes entre manos. Este consejo también es útil cuando se trabaja desde la oficina.
  1. Asigna un espacio en casa para trabajar.No es aconsejable trabajar desde la cama o el sofá, es necesario que dispongamos de un espacio dedicado exclusivamente para esta tarea. Si tienes niños, para ellos será más fácil ver cuando estás trabajando y sus peticiones deben reducirse. Un buen espacio laboral debe contar con una mesa y silla confortable, luz natural y espacio para desarrollar las tareas.
  1. Autodisciplina y organización en casa.Los jefes no están con nosotros, sino conectados. Por ese motivo, es crucial que uno mismo se marque los plazos y tiempos para terminar con las tareas que se asignen. Si tienes dudas sobre las prioridades siempre puedes contactar con tu superior a través de los canales habilitados.
  1. Haz descansos. En casa suele haber menos distracciones que en la oficina, aunque haya niños, ya que no hay compañeros, ni reuniones imprevistas, llamadas constantes, etc. Los colaboradores trabajan más de forma continua y eso no es muy productivo, ya que el descanso favorece la recuperación mental.

Cada 25 minutos haz descansos de 5 minutos. Aprovecha para levantarte, tomar agua, caminar… Y cada dos horas haz una pausa larga, de unos 20 minutos. Levantarse ayuda a relajarse y tener la capacidad para volver a la carga.

En las compañías donde hay una fuerte cultura de “estar en la oficina”, este cambio supone un desafío y hay que advertir que es una estrategia que va evolucionando y adaptándose para encontrar la solución ideal. Aunque esta estrategia no estaba en la mente de muchas empresas, la situación hace que las compañías deban adaptarse rápidamente a los cambios para proteger a sus colaboradores. Si la medida se implanta de forma correcta los beneficios pueden ser muy altos, incluso para la empresa.

Y, sobre todo recuerda que el objetivo de tomar estas medidas es evitar contagios por el COVID-19. Siguiendo estas recomendaciones podrás trabajar de forma productiva desde casa, protegiéndonos todos.

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